Văn hóa kinh doanh

Kỹ năng giao tiếp kinh doanh là cần thiết cho sự nghiệp thành công trong bất kỳ lĩnh vực nào: thành công trong giao tiếp công ty sẽ phụ thuộc phần lớn vào các kỹ năng giao tiếp hàng ngày, nhưng có một đặc thù trong lĩnh vực chuyên nghiệp. Văn hóa kinh doanh là cách để tương tác với đồng nghiệp, sếp, cấp dưới và đối tác, cũng như các quy tắc nhất định. Điều rất quan trọng là xây dựng giao tiếp tùy thuộc vào tình huống, mục tiêu và mục tiêu, cũng như có thể nhanh chóng thích nghi với các tình huống thay đổi.

Văn hóa giao tiếp là một khái niệm rộng lớn hơn một tập hợp các hành vi lời nói. Nó bao gồm nhiều thành phần. Trong văn hóa giao tiếp kinh doanh, ngoại hình có tầm quan trọng rất lớn: nó phải tương ứng với phạm vi hoạt động của bạn và tình huống cụ thể.

Đối với công việc với khách hàng, thường có đồng phục, cho công việc văn phòng, một bộ đồ kinh doanh, những người làm nghề sáng tạo ăn mặc theo một cách nhất định, và những người chiếm vị trí quản lý cần nhấn mạnh địa vị của họ với quần áo và phụ kiện. Có vẻ như sự xuất hiện không liên quan trực tiếp đến giao tiếp kinh doanh. Tuy nhiên, đó là ấn tượng đầu tiên mà bạn thực hiện quyết định thái độ của người đối thoại đối với bạn. Nếu ấn tượng này là tiêu cực, trong quá trình đối thoại, cần phải tiêu tốn nhiều năng lượng để phục hồi.

Trong giao tiếp, ngôn ngữ phi ngôn ngữ cũng quan trọng không kém. Tư thế, cử chỉ và hành vi của bạn rất quan trọng từ quan điểm của tâm lý học. Cố gắng đảm bảo rằng biểu cảm trên khuôn mặt khá hạn chế. Cử chỉ rất quan trọng, nhưng nó phải vừa phải, và không quá dữ dội.

Nếu bạn được cấu hình để đối thoại đối tác, tốt hơn là chọn một tư thế mở. Bạn có thể cố gắng điều chỉnh một cách không phô trương đến vị trí của người đối thoại. Để không bị cảm nhận với sự gây hấn, giao tiếp bằng mắt chỉ mất vài giây. Ngồi vào bàn đàm phán không đối diện trực tiếp với người đối thoại, mà hơi nghiêng sang một bên.

Những gì bạn nói và cách bạn nói nó đều quan trọng như nhau. Điều rất quan trọng là sở hữu thông tin đáng tin cậy, để có thể hoạt động với các sự kiện và xây dựng chính xác nội dung của cuộc thảo luận.

Điều quan trọng là chọn từ ngữ, ngữ điệu, tư thế và cử chỉ cho một tình huống cụ thể, bởi vì trong các trường hợp khác nhau, các hành vi khác nhau sẽ phù hợp. Văn hóa giao tiếp kinh doanh, tùy thuộc vào tình huống và các mục tiêu theo đuổi, có thể được chia thành nhiều loại:

• Mentor loại ngụ ý chỉnh sửa. Tùy chọn này là điển hình cho quá trình đào tạo thực tập sinh, cho các hoạt động giáo dục và khoa học, để giải thích những khoảnh khắc làm việc cá nhân cho cấp dưới, cũng như làm việc nhóm với đồng nghiệp, nếu bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực mà họ hiểu kém hơn. Rất thường xuyên, giao tiếp như vậy được xây dựng dưới dạng độc thoại, nhưng trong giao tiếp kinh doanh hiện đại, đối thoại được coi là thích hợp hơn: ngay cả trong quá trình học tập, hãy cố gắng lôi kéo người đối thoại vào cuộc thảo luận và lắng nghe quan điểm của họ.
• Loại động lực Mục tiêu là khiến người quan tâm đến dự án, thuyết phục anh ta về tính khả thi của công việc này hoặc công việc đó, giúp nhân viên tin tưởng vào bản thân và cảm thấy tự tin hơn trong bất kỳ công việc mới hoặc khó khăn nào. Để thành công, hãy cố gắng tránh các cụm từ phổ biến và sáo rỗng.Tốt nhất của tất cả là để làm một ví dụ cá nhân, kể câu chuyện của riêng bạn và giải thích bằng lời nói của bạn những gì hấp dẫn bạn trong một dự án cụ thể.
• Kiểu đối đầu văn hóa giao tiếp kích thích người đối thoại phản đối bạn, không đồng ý với quan điểm của bạn. Loại này bao gồm một số kỹ thuật được sử dụng trong trường hợp có xung đột lợi ích. Thông thường, tình huống đối đầu là điển hình cho các cuộc đàm phán, cũng như để tăng cường sự chú ý khi làm việc với một đối tượng thụ động, trơ.
• Loại thông tin trung lập nhất - trong khuôn khổ của nó, bạn có thể chỉ cần đưa thông tin này hoặc thông tin đó đến người nghe. Cố gắng tránh trộn lẫn các loại thông tin với người khác. Nếu mục tiêu là thông báo cho người đối thoại, không cần phải cố gắng dạy anh ta, lây nhiễm sự nhiệt tình của anh ta hoặc tham gia vào cuộc xung đột. Trong trường hợp này, điều cần thiết là bản trình bày phải dễ hiểu - vì điều này, hãy cố gắng thích nghi với người đối thoại và giải thích mọi thứ bằng cách sử dụng các ví dụ rõ ràng với anh ta.

Hầu hết các vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động nghề nghiệp, nó được quyết định quyết định trong quá trình giao tiếp cá nhân. Đối với những người hòa đồng và cởi mở, người biết cách trình bày đúng bất kỳ thông tin nào (thông qua cử chỉ, nét mặt và ngữ điệu), đây là một điểm cộng hơn là một điểm trừ. Trong giao tiếp kinh doanh cá nhân, nội dung của cuộc thảo luận không đóng vai trò chính, điều chính là thiết lập liên hệ và nêu chính xác vị trí của chúng tôi.

Giao tiếp cá nhân có thể bao gồm các đoạn độc thoại khá dài hoặc ngược lại, các cụm từ ngắn hơn hoặc ít hơn. Và trên thực tế, và trong một trường hợp khác, điều rất quan trọng không chỉ là trình bày thông tin, như thể bạn đang viết một bản tóm tắt, mà còn truyền đạt nó đến một người đối thoại cụ thể, điều chỉnh nó. Trước khi đàm phán, hãy viết ra những điểm chính bạn muốn thảo luận. nhưng không bao giờ ghi nhớ lời nói - cần phải thay đổi tính cách của bài tường thuật, trình tự, ví dụ (tùy thuộc vào phản ứng của người nghe).

Tương tự, bạn cần làm việc với ngữ điệu và cử chỉ. Nếu bạn mất sự chú ý của người đối thoại, hãy làm cho nó trở nên giàu cảm xúc hơn. Nếu bạn cảm thấy một cuộc đối đầu không mong muốn với đối tác, hãy thử sao chép tư thế và cử chỉ của người này. Điều rất quan trọng là không hành động quá hạn chế, nếu không việc trình bày thông tin sẽ nhàm chán, và bạn sẽ tạo ấn tượng về một người không chắc chắn.

Trong quá trình trò chuyện cá nhân, người ta thường phải đưa ra những quyết định khó khăn một cách tự nhiên. Nếu trong quá trình đàm phán không phải là chủ đề mà bạn mong đợi được chạm đến, thì việc giữ bình tĩnh là rất quan trọng. Cố gắng không phản ứng với các vấn đề với sự lo lắng quá mức, luôn bình tĩnh trả lời. Nếu bạn không thể ngay lập tức xác định quyết định nào, bạn luôn có thể dành thời gian để suy nghĩ và cân nhắc tất cả những lợi thế và bất lợi trong một bầu không khí thoải mái.

Nhiều vấn đề hiện đang được giải quyết qua điện thoại. Thông thường đây là những giải thích nhỏ về bất kỳ vấn đề thông tin hoặc tổ chức nào: ví dụ: khi gọi điện thoại, đồng nghiệp thường chỉ định tên và số chính xác, đặt lịch hẹn, đưa hoặc nhận bài tập. Cuộc trò chuyện qua điện thoại dài thường chỉ diễn ra trong trường hợp không thể gặp trực tiếp.. Đồng thời, các cuộc gọi video có thông tin cụ thể của riêng chúng ngày càng được sử dụng để giao tiếp hoàn thiện hơn.

Để một cuộc trò chuyện qua điện thoại thành công, ảnh hưởng đến những khoảnh khắc làm việc, bạn phải xem xét các sắc thái sau:

• Nếu bạn đang gọi cho ai đó, điều quan trọng là hỏi xem bây giờ có thuận tiện cho một người nói chuyện không. Gọi sau nhiều giờ trong hầu hết các công ty không được chấp nhận cho nghi thức (trừ khi có một thỏa thuận riêng).
• Hãy nhớ rằng có thể có nhiễu với kết nối - hoặc tiếng ồn bên ngoài có thể gây trở ngại cho cuộc trò chuyện. Trong một cuộc trò chuyện qua điện thoại, điều quan trọng là phải nói rõ ràng nhất có thể và không quá nhanh.
• Xây dựng bài phát biểu của bạn sao cho nó cụ thể nhất có thể và được cảm nhận chính xác như bạn dự định. Trong quá trình giao tiếp cá nhân, nét mặt và cử chỉ đóng một vai trò rất quan trọng - điều này cho phép hiểu rõ hơn về các gợi ý của người đối thoại, nói ngầm và động cơ thầm kín. Khi nói chuyện điện thoại, bạn bị tước mất cơ hội này.
• Cố gắng thảo luận về các vấn đề cần thiết trên điện thoại càng ngắn gọn càng tốt. Đối với các cuộc đàm phán phức tạp hoặc các cuộc thảo luận mơ hồ, một cuộc trò chuyện qua điện thoại hiếm khi phù hợp, vì vậy điều quan trọng là chỉ trình bày quan trọng nhất. Chi tiết được thảo luận tốt hơn trực tiếp hoặc sử dụng video.

Cuộc gọi video trong văn hóa doanh nghiệp hiện đại bắt đầu được sử dụng thường xuyên hơn. Thứ nhất, họ giúp duy trì liên lạc với các đối tác từ các quốc gia khác nhau và đàm phán hiệu quả nhất có thể. Thứ hai, nhiều người hiện đang làm việc từ xa tại nhà và các cuộc gọi video giúp dễ dàng giải quyết mọi vấn đề.

Nếu bạn đang phải đối mặt với những cuộc trò chuyện kinh doanh như vậy, điều quan trọng cần lưu ý là:

• Sự xuất hiện của bạn sẽ tạo ra một sự khác biệt lớn. Ngay cả khi bạn đang ở nhà, hãy cố gắng ăn mặc theo kiểu kinh doanh.
• Tìm một nơi trong ngôi nhà nơi nền sẽ ít nhiều trung tính. Nếu trong nền có một nhà bếp, một TV làm việc hoặc chơi trẻ em, điều này có thể can thiệp vào các vấn đề kinh doanh.
• Hiện nay nhiều người sử dụng tai nghe, nhưng điều đáng ghi nhớ: họ cho phép bạn nghe rõ hơn người đối thoại, nhưng không đảm bảo rằng người khác nghe rõ bạn nếu bạn nói qua tiếng ồn. Nếu bạn giải quyết các vấn đề của công ty ở nhà, hãy yêu cầu gia đình im lặng hoặc chỉ ngồi trong một phòng riêng.
• Trước máy ảnh, điều đặc biệt quan trọng là phải kiểm soát cử chỉ và nét mặt của chính bạn. Thường có vấn đề với kết nối, hình ảnh có thể tải chậm và sự chú ý có thể được tập trung vào tất cả các biểu cảm khuôn mặt không thành công.
• Nếu bạn đang thảo luận về các vấn đề nghiêm trọng đòi hỏi sự hiện diện của hồ sơ hoặc tài liệu trước mắt, hãy chuẩn bị trước tất cả những điều này (trước khi gọi) và gửi các tài liệu cần thiết cho người đối thoại của bạn.

Nhiều vấn đề trong các tổ chức hiện đang được giải quyết bằng thư. Một trong những lợi thế của giao tiếp kinh doanh như vậy là thông tin có cấu trúc. Nếu trong quá trình giao tiếp trực tiếp, bạn không thể chú ý đến một số điểm quan trọng đối với người đối thoại (hoặc chỉ cần quên thông tin cần thiết), trong biểu mẫu được ghi lại, bạn có thể tính đến tất cả các sắc thái.

Nếu bạn giao tiếp với đồng nghiệp và phóng viên nhiều, điều rất quan trọng là có thể viết chính xác. Trình soạn thảo văn bản không phải lúc nào cũng sửa lỗi ngữ pháp một cách chính xác, vì vậy bạn không nên hoàn toàn dựa vào chúng - nếu bạn không chắc chắn về từ này, hãy kiểm tra từ vựng của bạn. Hãy cảnh giác khi gửi tin nhắn văn bản từ điện thoại và máy tính bảng - Với tính năng nhập tự động, các từ của bạn có thể được thay thế bởi những người khác và tin nhắn sẽ trở nên vô nghĩa.

Nhiều người coi thư tín kinh doanh là một nhiệm vụ đơn giản hơn so với các cuộc nói chuyện trực tiếp - thực sự, luôn có thời gian để suy nghĩ về thông điệp, và trong quá trình đối thoại thực sự, người ta phải trả lời một cách tự nhiên. Tuy nhiên, nhược điểm là bạn không nhận được phản ứng tự phát từ người đối thoại, và đây là khía cạnh tâm lý quan trọng.

Để biết thêm thông tin về văn hóa kinh doanh, xem bên dưới.