Tiểu luận về tâm lý của giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp kinh doanh về cơ bản khác với nói chuyện về các chủ đề hàng ngày. Sự tinh tế trong tâm lý của cuộc trò chuyện kiểu này đòi hỏi sự hình thành nghi thức để kết luận sự hợp tác cùng có lợi.

Giao tiếp kinh doanh là việc tạo ra một quy trình gồm nhiều bước phức tạp để tạo mối quan hệ giữa những người đối thoại được liên kết bởi các lợi ích nghề nghiệp chung. Một tính năng đặc trưng là hành vi nghiêm ngặt trong giới hạn được thiết lập, giới hạn bởi nghi thức hoạt động chính thức với điểm nổi bật là khoan dung quốc gia.

Nghi thức xã giao phụ thuộc vào hai loại - một danh sách các quy định và hướng dẫn sử dụng. Cái sau đại diện cho mối quan hệ của nhân viên với vị trí cao hơn, trong khi các chuẩn mực là khía cạnh tâm lý của sự tương tác giữa các nhân viên có vị trí bình đẳng trong hệ thống thang nghề nghiệp.

Tuy nhiên, cả hai nhóm đều phải tuân theo các yêu cầu chung của hợp tác lịch sự. Sở thích cá nhân, sự thù địch và tâm trạng tiêu cực không nên ảnh hưởng đến quá trình làm việc.

Văn hóa tương tác giao tiếp là trong một số giai đoạn chính, dự kiến ​​mối quan hệ hơn nữa giữa các đối tác kinh doanh:

• Lời chào lịch sự để cho người khác thấy một vị trí thân thiện. Mọi người nên tin tưởng lẫn nhau trong một liên doanh;
• Sự quen thuộc ngụ ý việc liên lạc để thể hiện hình ảnh của nhau;
• Nhắm mục tiêu một chủ đề cụ thể;
• Thảo luận về một mục tiêu hoặc giải quyết một vấn đề cấp bách;
• Kết quả của cuộc trò chuyện.

Kiến thức về các quy tắc giao tiếp kinh doanh cho phép một người nhanh chóng leo lên nấc thang sự nghiệp, tăng vị thế và ý nghĩa trong xã hội. Trong quá trình tu luyện, một cá thể hình thành nhất định phong cách hành vi, trong hầu hết các trường hợp phụ thuộc vào loại hoạt động:

1. Nhân văn. Cách tiếp cận này đang ngày càng phổ biến hơn, vì nó liên quan đến việc cung cấp hỗ trợ và tìm kiếm chung cho một giải pháp cho vấn đề. Nhân viên được coi là một người có phẩm chất cá nhân, có tính đến cảm xúc và tính cách của anh ta;
2. Thao tác. Người quản lý hoặc đồng nghiệp sử dụng người được phỏng vấn như một công cụ để đạt được các mục tiêu cụ thể. Ví dụ, kiểm soát chặt chẽ cá nhân đối với việc thực hiện các nhiệm vụ là sự thao túng của một đối tác so với đối tác khác;
3. Phong cách nghi lễ, không giống như người theo chủ nghĩa nhân văn, liên quan đến việc tạo ra địa vị mong muốn trong xã hội. Những phẩm chất kinh doanh và cá nhân bị xóa bỏ khỏi nền tảng của một mặt nạ nhất định, một đặc điểm được đặt ra trước. Đây là một vai trò hàng ngày cho mỗi nhân viên, được hình thành riêng lẻ.

Kiến thức về chính sách giao tiếp cho phép bạn thiết lập các liên hệ kinh doanh, bởi vì giao tiếp kinh doanh là một phần không thể thiếu trong việc quản lý các quy trình tổ chức.Chủ sở hữu, người quản lý và nhân viên phải truyền đạt hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của họ cho những người khác làm việc trong và ngoài công ty.

Loại giao tiếp này trong công việc là chuyển thông tin bằng lời nói. Giao tiếp bằng lời nói có thể ở dạng cuộc họp, cuộc trò chuyện cá nhân, cuộc trò chuyện qua điện thoại và hội nghị video. Đây là loại giao tiếp kinh doanh tốt nhất, vì nó cho phép người đối thoại đánh giá trực quan lẫn nhau.

Giao tiếp phi ngôn ngữ được thể hiện bằng các ghi chú kinh doanh, thư chính thức, tài liệu và các thông báo khác nhau. Để gửi một tin nhắn cùng loại cho nhiều người, giao tiếp phi ngôn ngữ có tầm quan trọng thiết thực. Nó có thể giúp chuyển giao các hướng dẫn kỹ thuật và thể hiện các biểu đồ, đồ thị cần được xem cho công việc.

Ngoài ra giao tiếp phi ngôn ngữ trong một cuộc họp cá nhân được thể hiện bằng nhiều cử chỉ, tư thế và nét mặt. Hành vi mang thông tin bổ sung cho người đối thoại và giúp anh ta đưa ra kết luận phù hợp.

Công nghệ đã mở ra các hình thức giao tiếp kinh doanh mới. Email, hội nghị web, mạng xã hội cho phép bạn thực hiện giao tiếp kinh doanh với nhiều người cùng một lúc. Các trang web chính thức của các công ty làm giảm mức độ giao tiếp với người tiêu dùng, đồng thời thể hiện những điểm mạnh và đặc điểm của công ty.

Tuy nhiên, trong việc thiết lập mối quan hệ kinh doanh, giao tiếp trực tiếp rất quan trọng, giúp thiết lập giao tiếp bằng mắt và hình thành một đại diện trực quan của người đối thoại. Điều quan trọng là cả hai bên phải ở cùng một thời gian và không gian vì nó là cần thiết cho người tham gia để tạo ấn tượng dễ chịu. Sự hiện diện cá nhân có thể có ảnh hưởng mạnh mẽ đến toàn bộ quá trình giao tiếp kinh doanh.

Liên hệ trực tiếp không phải lúc nào cũng có thể tùy thuộc vào tình huống. Chính xác, giống như thảo luận một câu hỏi với nhiều người, tạo ra một rào cản đối với việc trao đổi thông tin. Do đó, giao tiếp kinh doanh có một hình thức tương tác khác:

• Thư tín kinh doanh. Đơn đặt hàng, thư và quy định là một hình thức giao tiếp gián tiếp. Hình thức giao tiếp bằng văn bản là cần thiết để giải quyết xung đột hoặc các tình huống cấp tính cả trong tổ chức và giữa các pháp nhân;
• Họp báo liên quan đến việc thông báo cho công chúng để thảo luận về các vấn đề hiện tại thông qua một cuộc họp của các quan chức với đại diện truyền thông;
• Cuộc họp Nó được thực hiện trực tiếp bên trong tổ chức để thiết lập và giải quyết vấn đề giữa các nhân viên. Người quản lý cần thảo luận về các hoạt động làm việc với một số nhân viên cùng một lúc.

Trong quá trình hoạt động chuyên nghiệp, nhiều tình huống phát sinh bao trùm các hình thức giao tiếp kinh doanh. Một số không thể được giải quyết mà không có xung đột, một số khác đòi hỏi một cách tiếp cận khoan dung.Quá trình này phức tạp bởi sự bùng nổ cảm xúc của các cá nhân bảo vệ quan điểm riêng của họ.

Sự hiện diện của các đặc điểm cá nhân bổ sung cho định nghĩa của giao tiếp kinh doanh. Các bên tương tác tuân thủ nghi thức thành lập, được hình thành tùy thuộc vào các tính năng quốc gia và chuyên nghiệp. Tâm lý, hành vi ngôn ngữ và quan điểm của người tham gia về bộ máy nhà nước cũng có ảnh hưởng đáng kể đến tiến trình của cuộc trò chuyện.

Chiến lược cơ bản của cuộc trò chuyện phải được chọn chính xác. Để kết thúc này, trước tiên nên xem xét các đặc thù của người đối thoại:

• loại khí chất và biểu hiện của cảm xúc;
• tính năng ngôn ngữ;
• phong tục quốc gia;
• lĩnh vực chuyên môn;
• vị trí trong công ty;
• khoan dung và thái độ đối với những người có quốc tịch khác nhau.

Đạo đức trong triết lý giao tiếp kinh doanh đóng một vai trò quan trọng, là một vấn đề cấp bách hiện nay. Hầu như mọi người đều cam kết kinh doanh. Hơn nữa, một phần quan trọng của cuộc sống thuộc về sự tham gia và chuẩn bị cho các hoạt động chuyên nghiệp.

Là một phần của chương trình đạo đức toàn diện, nhiều công ty đã xây dựng chính sách nội bộ nhằm giải quyết các hành vi văn hóa của nhân viên. Chính sách này được thực hiện cả trong các cuộc gọi đơn giản để tuân thủ các quy tắc chung về văn hóa và trong một mã chi tiết hơn.

Cái sau chứa các yêu cầu hành vi cụ thể thể hiện sự mong đợi của công ty từ nhân viên. Ngoài ra, chính sách nội bộ là một danh sách các khuyến nghị để giải quyết một số vấn đề phổ biến phát sinh trong quá trình điều hành một doanh nghiệp.

Nền tảng của đạo đức kinh doanh là hai hướng: chủ nghĩa thực dụng và đơn thuốc. Nguyên tắc đầu tiên liên quan đến việc trích xuất lợi ích tối đa từ một số lượng lớn hơn các cá nhân. Số lượng chi phí nên được bù đắp bằng sự kết hợp các lợi ích của các liên hệ và thỏa thuận kinh doanh.

Đơn thuốc đạo đức là quyết định của cá nhân không nên phụ thuộc vào hậu quả và quy tắc do xã hội quyết định. Ví dụ, tổ chức không nên đưa ra lời nói dối cho người tiêu dùng về các dịch vụ được cung cấp.

Kiến thức về nghi thức kinh doanh có liên quan trong thực tế rằng nó giúp người tham gia hội thoại có được vị trí thuận lợi hơn. Tuy nhiên, người đối thoại nên tính đến lợi ích của nhau và xây dựng dựa trên lợi ích chung khi thảo luận về mục tiêu. Đồng thời, cần phải bảo vệ vị trí bằng lời nói được nêu rõ ràng, hình thành chính xác suy nghĩ của bạn. Đạt được một kết quả tích cực phụ thuộc vào sự hiểu biết và hợp tác lẫn nhau của cả hai bên.

Phạm vi giao tiếp kinh doanh ảnh hưởng đến hầu hết tất cả các lĩnh vực của cuộc sống hàng ngày. Tương tác rộng rãi như vậy không phải là một ngoại lệ đối với danh sách các thông tin liên lạc giữa các cá nhân, đòi hỏi các quá trình điều chỉnh.

Quá trình đàm phán kinh doanh dựa trên các nguyên tắc cơ bản:

• Giao tiếp kinh doanh không chỉ liên quan đến việc thảo luận về các vấn đề cụ thể, mà còn liên quan đến mối quan hệ cá nhân của người đối thoại. Do đó, bất kỳ liên hệ nào là không hoàn thành mà không có sự va chạm giữa các cá nhân;
• Tiếp tục cuộc trò chuyện, mỗi người bắt đầu thông qua cử chỉ bằng lời nói và không bằng lời nói. Nhờ những tin nhắn như vậy, người được phỏng vấn rút ra kết luận và mô hình hóa tình huống;
• Tập trung. Bất kỳ hành động giao tiếp nào cũng có một mục tiêu cụ thể: thiết lập mối liên hệ kinh doanh hoặc giải quyết một vấn đề chung. Cùng với nó, cũng có những nhiệm vụ tiềm ẩn. Ví dụ, khi mô tả một vấn đề để truyền đạt bản chất của cuộc họp, người nói có thể vô tình thể hiện sự uyên bác và hùng biện của khán giả;
• Đa chiều không chỉ dựa trên sự lưu thông thông tin giữa các nhà đối thoại, mà còn dựa trên sự điều chỉnh thích hợp của các mối quan hệ.Cuộc trò chuyện là một chương trình phát sóng dữ liệu cá nhân và sự phối hợp giữa các đối tác kinh doanh. Đồng thời, có một biểu hiện của một nền tảng cảm xúc giữa các tính cách. Ví dụ, một trong những người đối thoại có thể thể hiện vị trí thống trị so với đối tác của mình.

Các quy tắc ứng xử ra lệnh cho giai điệu của cuộc trò chuyện. Bất kỳ cử chỉ sai lầm và lời nói bất cẩn có thể phá vỡ một thỏa thuận trị giá hàng triệu đô la, trong khi bố trí nhân từ sẽ giúp kết thúc một hợp đồng béo bở. Điều quan trọng là phải biết danh sách các chuẩn mực cơ bản cho một kết quả tích cực của giao tiếp kinh doanh.

Cần phải giữ nhịp độ tối ưu của cuộc trò chuyện và sử dụng các kỹ thuật tâm lý. Cuộc trò chuyện chậm làm mất tập trung của người đối thoại khỏi việc trao đổi thông tin chính. Do nói nhanh, trái lại, người nghe gần như không thể truyền đạt được thông tin cần thiết. Bằng cách xen kẽ các tin nhắn dài và ngắn, bạn có thể đạt được kết quả tích cực.

Thông tin quá tải với câu nên được chia thành nhỏ hơn, dễ tiêu hóa. Tuy nhiên, không chỉ sử dụng những đoạn văn ngắn mà không tạo được ấn tượng phù hợp.

Khi tạo một hình ảnh, nên tuân thủ một số tiêu chuẩn làm tăng tỷ lệ thành công:

1. Bắt đầu một cuộc trò chuyện không nên quá tải các đề xuất kinh doanh. Người được phỏng vấn có thể coi họ là những cuộc tấn công mạnh mẽ, điều này sẽ ngay lập tức phản ứng với sự thù địch cực độ đối với cuộc trò chuyện;
2. Các câu hỏi được hỏi chính xác sẽ giúp đưa người đối thoại đến những suy nghĩ cần thiết và làm loãng cuộc trò chuyện căng thẳng;
3. Bạn không nên công khai bày tỏ quan điểm của riêng bạn. Nếu điều này không tránh được, thì cần phải ngụy trang ý nghĩ như một ý kiến ​​chủ quan được thể hiện nhẹ nhàng và không phô trương;
4. Giao tiếp kinh doanh đòi hỏi phải tuân thủ nghi thức. Vượt ra khỏi ranh giới của các chuẩn mực văn hóa ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình giao tiếp;
5. Không nên thể hiện các giải pháp làm sẵn. Việc khuyến khích các kết luận độc lập góp phần vào vị trí của người đối thoại và kết quả thuận lợi của việc tiếp xúc giữa các cá nhân.

Khả năng diễn đạt những suy nghĩ và chiến lược đúng đắn có thể làm tăng cơ hội đạt được mục tiêu. Đồng thời, người tham gia phải thực hiện vai trò của chính họ trong khuôn khổ hợp tác cùng có lợi. Người đối thoại phải tính đến lợi ích của nhau và tuân thủ các chuẩn mực văn hóa đã thiết lập.

Khi tiến hành giao tiếp kinh doanh không nên ra khỏi không gian chuyên nghiệp. Trong cuộc sống hàng ngày, người được phỏng vấn có thể vừa là người giám sát vừa là nhân viên cấp trung. Cả hai người tham gia tuân thủ vai trò chuyên nghiệp. Trong công việc là sự hợp tác quan trọng và tương tác tích cực.

Để biết thêm thông tin về các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất, hãy xem video sau đây.