Đạo đức và các quy tắc cơ bản của giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp kinh doanh là một cách giao tiếp giữa mọi người trong quá trình hoạt động kinh doanh của họ hoặc thực hiện nhiệm vụ công việc. Đó là, đây là một loại truyền thông gắn liền với quy trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ và không liên quan đến mối quan hệ cá nhân hoặc xã hội giữa mọi người.

Truyền thông kinh doanh văn minh dựa trên sự tuân thủ của những người tham gia các quy tắc và quy định bất thành văn nhất định góp phần đạt được các mục tiêu mà các bên đặt ra và duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt giữa họ cần thiết để tương tác cùng có lợi.

Sự khác biệt chính của quan hệ kinh doanh từ bất kỳ khác là quy định của họ. Điều này ngụ ý sự tồn tại của các ranh giới nhất định trong các mối quan hệ được xác định bởi các truyền thống văn hóa, các nguyên tắc đạo đức phổ quát và các yêu cầu của đạo đức nghề nghiệp.

Đạo đức trong giao tiếp kinh doanh là một trong những thành phần của đạo đức nói chung, sở hữu tất cả các đặc điểm của sau này. Nói chung, khái niệm này có thể được xem như một loại danh mục ý tưởng về đạo đức, các quy tắc và quy tắc của nó hướng dẫn mọi người trong mối quan hệ của họ với nhau trong quá trình hoạt động sản xuất.

Các nguyên tắc cơ bản của đạo đức kinh doanh là:

• thu được lợi ích bằng số lượng người tham gia tối đa trong mối quan hệ kinh doanh;
• đảm bảo quyền truy cập bình đẳng cho tất cả những người tham gia trong mối quan hệ với chủ đề của mối quan hệ kinh doanh.

Trong giao tiếp kinh doanh, mâu thuẫn giữa các chuẩn mực đạo đức và bản chất của hoạt động kinh doanh, mà các doanh nhân quyết định theo những cách khác nhau, luôn luôn rất gay gắt. Trong mọi trường hợp, giải pháp này đạt được một trong những vị trí chính:

• Bản chất của vị trí thực dụng hoặc nguyên tắc của chủ nghĩa thực dụng là đạo đức và kinh doanh là những khái niệm không tương thích. Điều chính - để đạt được lợi nhuận tối đa bằng mọi cách. Nói về đạo đức, trách nhiệm xã hội và tiêu chuẩn đạo đức, các doanh nhân tuân thủ quan điểm này, hãy cố gắng tránh.
• Vị trí hoặc nguyên tắc văn minh của mệnh lệnh đạo đức dựa trên thực tế rằng đạo đức có thể giúp tối đa hóa lợi nhuận, mở rộng hoặc tăng cường liên hệ kinh doanh, giới thiệu và củng cố các quy tắc đạo đức trong xã hội nói chung, không thể góp phần vào sự thịnh vượng của doanh nghiệp.

Đạo đức kinh doanh ngày nay sử dụng kiến ​​thức từ nhiều lĩnh vực (đạo đức, tâm lý học, tổ chức khoa học về lao động).

Có một số nhiệm vụ cơ bản của nghi thức:

• Sự hiện diện của các tiêu chuẩn hành vi được thiết lập nhất định và nhu cầu tuân thủ chúng đơn giản hóa thủ tục giao tiếp cả với các tổ chức khác và trong lực lượng lao động, vì làm việc theo các mô hình được chấp nhận chung nhanh hơn và đơn giản hơn nhiều. Khi quan sát nghi thức kinh doanh, những người tham gia truyền thông tưởng tượng chính xác những gì mong đợi từ nhau.
• Nghi thức xã giao góp phần duy trì mối quan hệ bình thường với các đại diện của môi trường bên ngoài của tổ chức, cũng như tạo ra một môi trường làm việc trong nhóm.
• Nó cũng hỗ trợ sự thoải mái về đạo đức của mỗi người tham gia giao tiếp. Trong cuộc sống của một người, sự ổn định tinh thần thường quan trọng hơn sự thoải mái về thể chất. Sự hiện diện của các quy tắc quan hệ nghề nghiệp góp phần vào sự hài lòng công việc của một người.

Các nguyên tắc cơ bản của nghi thức kinh doanh dựa trên thực tế là khi đưa ra quyết định, người ta nên làm như vậy để giới hạn hành động được kết hợp với các giá trị đạo đức của những người tham gia giao tiếp khác và có thể được phối hợp với lợi ích của họ. Đồng thời, sự phối hợp nên có một mục tiêu hợp lý về mặt đạo đức, đối với thành tựu mà chỉ nên sử dụng các công cụ có liên quan đến đạo đức.

Có một số nguyên tắc cơ bản:

• Liên cá nhân. Bất kỳ giao tiếp, bao gồm cả kinh doanh, diễn ra giữa những người có đặc điểm cá nhân của họ. Và mặc dù thực tế là giao tiếp giữa họ có trọng tâm chuyên môn, quan hệ giữa các cá nhân vẫn sẽ ảnh hưởng đến quá trình tương tác.
• Liên tục Bản chất của nguyên tắc này nằm ở sự khởi đầu liên lạc thường xuyên của những người tham gia giao tiếp, nếu họ ở trong lĩnh vực tầm nhìn của nhau. Xuất phát từ việc mọi người giao tiếp bằng cả phương tiện bằng lời nói và không bằng lời nói, họ liên tục chia sẻ với nhau một số thông tin nhất định, theo đó mỗi người tham gia giao tiếp đưa ra ý nghĩa riêng và đưa ra kết luận của riêng mình.
• Tập trung. Bất kỳ tương tác có một mục tiêu cụ thể hoặc một số mục tiêu. Tuy nhiên, chúng có thể rõ ràng và ẩn. Nói chuyện với khán giả, diễn giả có một mục tiêu rõ ràng để truyền tải đến khán giả một số tài liệu nhất định và tiềm ẩn - ví dụ, để chứng minh cho khán giả thấy sự thông minh và tài hùng biện đáng chú ý của mình.
• Đa chiều. Nguyên tắc này ngụ ý rằng trong quan hệ kinh doanh không chỉ trao đổi thông tin, mà cả quy định về quan hệ giữa các bên. Đó là, trong sự tương tác chuyên nghiệp, những người tham gia của nó truyền cho nhau thái độ cảm xúc của họ, đóng vai trò như một người điều chỉnh các mối quan hệ kinh doanh của họ.

Dựa trên các mục tiêu và nguyên tắc đạo đức kinh doanh trên, các quy tắc đạo đức nghề nghiệp có thể được xây dựng, cần thiết như nhau cho việc tuân thủ của cả nhân viên bình thường trong nhóm, cũng như người quản lý hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp.

Chúng là một trong những công cụ chính để thành công trong nghề nghiệp hoặc kinh doanh:

• Độ chính xác và đúng giờ. Là thành viên của một mối quan hệ chuyên nghiệp hoặc thương mại, bạn không bao giờ nên cố gắng trễ công việc, một cuộc họp hoặc một cuộc họp kinh doanh. Rốt cuộc, mức độ tôn trọng và tin tưởng vào một người luôn luôn chờ đợi bản thân và đồng thời lãng phí thời gian của người khác nhanh chóng giảm xuống. Phẩm chất này từ phía người khác nói lên sự không có khả năng thích ứng với nhịp sống hiện đại, không đáng tin cậy. Nó cũng quan trọng để đánh giá cao thời gian của người khác và không đưa nó đến các cuộc trò chuyện không cần thiết mà không có sự cho phép của họ.
• Hiệu quả tổ chức không gian làm việc. Nơi làm việc có thể hùng hồn nói về chủ sở hữu của nó. Rõ ràng là nếu nó được giữ theo thứ tự, điều tương tự có thể được nói về suy nghĩ của một người.Ngoài ra, nó tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc. Thật vậy, có thể mất rất nhiều thời gian để tìm đúng tài liệu trên máy tính để bàn lộn xộn với giấy tờ.
• Giao tiếp lịch sự và tôn trọng người khác. Trong quan hệ kinh doanh, điều quan trọng là phải tôn trọng và cố gắng để hiểu người đối thoại, để có thể đặt mình vào vị trí của anh ấy và nhìn vào tình huống qua đôi mắt của anh ấy. Xúc phạm và sỉ nhục trong lĩnh vực chuyên nghiệp là không thể chấp nhận được, cũng như la hét, biểu hiện mạnh mẽ và thô lỗ. Bạn cần có khả năng hành động không chỉ vì lợi ích của họ. Trong trường hợp này, không cần thiết phải thể hiện lòng vị tha quá mức. Loại hành vi này có thể nói về sự mềm mại quá mức.

• Ngoại hình tương ứng với hoàn cảnh. Bạn nên luôn nhớ rằng ngoại hình là một thành phần quan trọng trong giao tiếp kinh doanh. Điều chính trong hình ảnh không phải là sự hiện diện của các thuộc tính đắt tiền, mà là sự gọn gàng và chính xác. Nếu văn phòng áp dụng một phong cách quần áo nhất định, thì tốt hơn là nên tuân thủ nó, để không gây ra thái độ tiêu cực đối với bản thân, cả từ quản lý và từ đồng nghiệp.
• Thái độ làm việc. Nếu một nhân viên tập trung vào kết quả, thì điều này có ảnh hưởng tích cực đến sự nghiệp và hiệu quả của công ty. Thái độ "bất cẩn" không bao giờ gây ra sự tin tưởng. Với những nhân viên như vậy, công ty khó có thể hy vọng đạt được mục tiêu của mình.
• Hạn chế vận động. Đừng quên không gian cá nhân. Nghi thức kinh doanh không chấp nhận liên lạc xúc giác giữa những người tham gia truyền thông. Những nụ hôn và chạm không được phép. Điều duy nhất có thể diễn ra là một cái bắt tay. Nó cũng có giá trị giảm thiểu các cử chỉ và nét mặt khác nhau, bởi vì sử dụng chúng người ta có thể dễ dàng xác định được sự thiếu chính xác hoặc không chắc chắn. Lưng phải được giữ thẳng, nhìn phải chắc chắn, và chuyển động phải rõ ràng.

• Quy tắc cho tất cả. Nghi thức kinh doanh là một cho tất cả, cho cả nam và nữ. Một nữ doanh nhân cũng có thể bắt tay người đối thoại. Tuy nhiên, cô không thể tán tỉnh, đưa ra một cái nhìn không rõ ràng hoặc lẩm bẩm. Các đặc điểm về bản chất của bữa tiệc đối với mối quan hệ kinh doanh không nên được công khai. Mức độ nghiêm trọng và hạn chế - đây là những quy tắc cơ bản nên được tuân theo trong môi trường làm việc.
• Tuân thủ phân cấp. Trong giao tiếp kinh doanh, nguyên tắc phân cấp không đi đầu trong giới tính. Đó là, tình trạng của một nhân viên được xác định bởi vị trí của anh ta trên thang văn phòng. Sự phục tùng là một trong những quy tắc quan trọng nhất trong quan hệ kinh doanh.
• Mối quan hệ trong nhóm. Đạt được mục tiêu của công ty là không thể nếu không có một nhóm hiệu quả. Và một đội ngũ tốt được xây dựng dựa trên sự tương tác đúng đắn giữa các thành viên của nó (mối quan hệ suôn sẻ, sự vắng mặt của các mục yêu thích và các nạn nhân khác, các mối quan hệ cá nhân).

• Bảo mật. Nhân viên phải có khả năng giữ bí mật thông tin, bí mật chính thức, không bao gồm tình hình trong công ty, giám sát việc bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Giai điệu kinh doanh bằng chữ. Trong thư từ được gửi thay mặt cho công ty, hoặc là một phản hồi cho bất kỳ tài liệu nào, bạn phải tuân theo các quy tắc của thư tín kinh doanh.

Trong một xã hội truyền thống liên quan đến các giá trị và chuẩn mực của nghi thức kinh doanh trong một tổ chức Có một số loại hành vi của con người:

• "Kỷ luật" - một nhân viên tận tụy của tổ chức chấp nhận đầy đủ các chuẩn mực hành vi được áp dụng trong cô ấy và hành xử theo cách không tạo ra xung đột lợi ích (của chính anh ta và công ty).
• "Thích nghi" - Một nhân viên hành xử theo các tiêu chuẩn được chấp nhận chung trong công ty, nhưng không chấp nhận các giá trị của nó. Mặc dù thực tế là một nhân viên như vậy tuân thủ các quy tắc, anh ta không thể được gọi là trung thành và trung thành với công ty. Trong điều kiện khắc nghiệt đối với anh ta, anh ta cũng có thể thực hiện một hành động đi ngược lại các giá trị của công ty.
• "Bản gốc" - loại nhân viên chia sẻ các giá trị của công ty, nhưng các chuẩn mực hành vi được thiết lập trong đó là không thể chấp nhận được đối với anh ta. Về vấn đề này, một người như vậy có thể có xung đột với quản lý và đồng nghiệp. Thích ứng thành công của một nhân viên như vậy chỉ có thể nếu công ty, bằng cách ngoại lệ, cho phép anh ta không tuân theo các tiêu chuẩn chung.
• "Nổi loạn" - một nhân viên mà các giá trị và quy tắc được thiết lập trong tổ chức là xa lạ. Mặc dù có cảnh báo, nó phá vỡ các rào cản và liên tục xung đột với những người khác ở mọi cấp bậc. Sự cần thiết phải tuân thủ các mẫu nhất định được nhận thức bởi chúng một cách tiêu cực. Lý do cho điều này có thể là sự không sẵn lòng để hiểu tầm quan trọng của các tiêu chuẩn và giá trị độc quyền và thiếu các kỹ năng cần thiết cho việc này.

Các tính năng của truyền thông, do nhiệm vụ chuyên môn hoặc nhu cầu kinh doanh, phụ thuộc vào cấp độ hoặc giữa các cấp độ phân cấp quản lý mà nó xảy ra. Xem xét từng loại tương tác riêng biệt.

Nội dung chính của các quy tắc đạo đức trong giao tiếp giữa cấp dưới và người đứng đầu được giảm xuống Một số điểm nổi bật:

• Phụ thuộc vào hành vi của anh ta sẽ giúp duy trì bầu không khí tâm lý thoải mái trong đội và giúp sếp của anh ta trong việc này.
• Một nỗ lực của cấp dưới để lãnh đạo cấp trên sẽ được coi là biểu hiện của việc không tuân thủ nguyên tắc phân cấp và thiếu tôn trọng. Cấp dưới có quyền bày tỏ ý kiến ​​của mình với người đứng đầu, nhưng ở dạng chính xác và có tính đến vị trí của mình.
• Một giọng nói phân loại khi giao tiếp với quản lý không được phép.
• Kháng cáo lên đầu được coi là không thể chấp nhận.

Các đặc điểm của loại mối quan hệ theo chiều dọc từ trên xuống dưới được xác định theo quy tắc: với cấp dưới, bạn cần xây dựng mối quan hệ như bạn muốn mối quan hệ với nhà lãnh đạo trông như thế nào.

Người quản lý phải:

• phấn đấu để tạo ra một nhóm gắn kết tìm cách đạt được các mục tiêu chung;
• tìm hiểu lý do cho những khó khăn phát sinh trong quá trình hoạt động nghề nghiệp;
• để thu hút sự chú ý của cấp dưới đối với các mệnh lệnh chưa được thực hiện của ban quản lý;
• đánh giá cao công lao của cấp dưới của họ;
• tin tưởng cấp dưới của bạn;
• thừa nhận sai lầm của bạn;
• đối xử với tất cả nhân viên như nhau.

Người đứng đầu không thể:

• chỉ trích danh tính của nhân viên;
• đưa ra ý kiến ​​với cấp dưới khác;
• cho nhân viên thấy rằng người quản lý không kiểm soát được tình hình.

Bản chất của các quy tắc nghi thức liên quan đến hướng quan hệ theo chiều ngang, là tôn trọng nguyên tắc đồng cảm, nghĩa là tưởng tượng mình là đồng nghiệp.

Dưới đây là một số ví dụ về quy tắc nghi thức nhân viên-nhân viên:

• gọi đồng nghiệp bằng tên, bởi vì con đường xây dựng tình bạn nằm thông qua tên của một người;
• mỉm cười và thân thiện với đồng nghiệp;
• cố gắng lắng nghe đồng nghiệp, không chỉ bản thân bạn;
• coi mỗi nhân viên là một cá nhân;
• đối xử với đồng nghiệp của bạn một cách vô tư nhất có thể;
• cố gắng chia sẻ trách nhiệm khi thực hiện các nhiệm vụ chung;
• đừng thực hiện những lời hứa không thể

Bạn sẽ tìm hiểu thêm về các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất trong video sau.