Subtleties của giao tiếp kinh doanh qua điện thoại

Nghệ thuật giao tiếp kinh doanh là một khía cạnh quan trọng của đàm phán và trong nhiều năm không mất đi sự liên quan. Cường độ giao tiếp kinh doanh qua điện thoại tăng dần từ năm này sang năm khác. Và với sự phát triển của truyền thông di động, nó đang trở thành một trong những cách chính để liên lạc. Để thực hiện các cuộc trò chuyện qua điện thoại, điều quan trọng là phải biết các chi tiết và quy tắc giao tiếp kinh doanh.

Điện thoại trong thế giới hiện đại đóng một vai trò quan trọng, bởi vì với sự giúp đỡ của chúng tôi, chúng tôi liên lạc với người thân, bạn bè, đồng nghiệp, quản lý và đối tác kinh doanh.

Vì vậy, trong một cuộc trò chuyện với một nhóm người nhất định, một người áp dụng phương thức giao tiếp phù hợp và, chẳng hạn, sẽ không bao giờ tham gia đối thoại với sếp của mình, như với một người bạn thân. Trong tình huống này, một loại truyền thông chính thức hơn được sử dụng.

Nghi thức kinh doanh cũng nên được sử dụng bởi những nhân viên thực hiện các cuộc thăm dò dư luận, nhận cuộc gọi từ khách hàng hoặc đàm phán qua điện thoại. Thông thường, nó là cuộc trò chuyện qua điện thoại thành công trở thành chìa khóa cho các mối quan hệ kinh doanh tốt. Và thậm chí hình ảnh của một công ty hoàn toàn có thể phụ thuộc vào khả năng của nhân viên thực hiện các cuộc đối thoại thông minh qua điện thoại.

Hiện nay, hầu hết các cuộc gọi được thực hiện thông qua các thiết bị di động. Sử dụng công cụ giao tiếp này, bạn phải tuân theo một số quy tắc.

• Luôn tắt điện thoại hoặc đặt chế độ rung ở cuộc họp kinh doanh với khách hàng, trong rạp chiếu phim, tại hội thảo.
• Một thiết bị di động dễ bị âm thanh hơn điện thoại cố định. Do đó, trong một tình huống, ở nơi công cộng, cần phải tiến hành một cuộc trò chuyện cá nhân mà không cần sự can thiệp từ bên ngoài, bạn chỉ cần nói khẽ và người khác sẽ nghe thấy bạn.

• Đừng gọi quá to vào điện thoại. Anh ta có thể khiến người khác sợ hãi.
• Cố gắng nói ngắn gọn. Với sự có mặt của bên thứ ba, cuộc trò chuyện không được kéo dài quá 30 giây, nếu không sẽ có nguy cơ trông bất lịch sự trước mặt một người. Trong trường hợp có những lý do hợp lệ cho một cuộc trò chuyện qua điện thoại, ví dụ, bệnh của người thân hoặc giao dịch lớn, thì bạn nên thông báo cho những người có mặt về tình huống này.
• Tránh nói chuyện điện thoại trong một bữa ăn trưa kinh doanh. Nếu có nhu cầu khẩn cấp để trả lời cuộc gọi, thì bạn nên rời khỏi bàn và nói chuyện ở một nơi ít đông đúc hơn.

Các tiêu chuẩn đạo đức trong giao tiếp qua điện thoại rất quan trọng đối với công việc hiệu quả của công ty. Văn hóa của các cuộc trò chuyện qua điện thoại là một loại giao tiếp kinh doanh đặc biệt. Kiến thức về các quy tắc nghi thức sẽ giúp tăng cường mối quan hệ kinh doanh và tăng lợi nhuận của tổ chức.

• Cần phải chào hỏi người sẽ có cuộc trò chuyện qua điện thoại. Các cụm từ liên quan đến thời gian trong ngày (chiều Chào buổi sáng, buổi chiều tốt lành hay buổi tối tốt lành) là phù hợp nhất cho việc này.
• Trong một cuộc gọi kinh doanh, điều quan trọng là phải theo dõi ngữ điệu của riêng bạn. Để không thúc đẩy người đối thoại, bạn cần nói chuyện lịch sự và bình tĩnh, tránh những cảm xúc không cần thiết.

• Sau lời chào, nên giới thiệu bản thân và cho biết tên, vị trí và tổ chức của bạn.
• Nếu bạn gọi cho một người, bạn nên luôn luôn làm rõ liệu anh ấy có thuận tiện để nói chuyện vào lúc này không.
• Theo tiêu chuẩn đạo đức, bạn cần nhấc điện thoại sau cuộc gọi thứ hai hoặc thứ ba.
• Trong cuộc trò chuyện, bạn không nên hút thuốc, ăn thức ăn hoặc đồ uống.
• Nếu người gọi quan tâm đến một nhân viên khác của tổ chức, thì cuộc trò chuyện sẽ được chuyển hướng đến anh ta hoặc bật chức năng chờ.
• Trong một tình huống khi bạn có số sai, bạn cần, mà không cần hỏi những câu hỏi không cần thiết, để xin lỗi người đối thoại và nói lời tạm biệt ngay lập tức.
• Không bao giờ gọi vào sáng sớm, trong giờ nghỉ trưa, hoặc trước khi kết thúc ngày làm việc.
• Thư ký hoặc trợ lý có thể thực hiện hoặc trả lời các cuộc gọi thay vì người quản lý.

• Bạn chỉ có thể gọi cho một đối tác, hoặc một số khách hàng cá nhân nếu anh ấy đã cho bạn địa chỉ liên lạc của anh ấy. Nhưng vào cuối tuần và ngày lễ, các cuộc gọi như vậy đều bị cấm.
• Có những trường hợp cuộc trò chuyện bị gián đoạn do giao tiếp kém. Trong tình huống này, người gọi trước phải gọi lại.
• Đừng trì hoãn cuộc trò chuyện. Một cuộc trò chuyện dài có thể làm chán người đối thoại và gây phẫn nộ. Nếu giao tiếp bị trì hoãn và mục đích của cuộc trò chuyện không đạt được, thì khách hàng có thể gọi lại vào ngày hôm sau hoặc sắp xếp một cuộc họp cá nhân.
• Sau khi kết thúc cuộc trò chuyện, nên cảm ơn người đối thoại và lịch sự nói lời tạm biệt với anh ta, sau khi hỏi anh ta có câu hỏi nào không. Hành động đơn giản này sẽ làm cho cuộc trò chuyện hoàn thành và khuyến khích sự hợp tác hơn nữa.

Để trò chuyện qua điện thoại nên chuẩn bị cẩn thận và thực hiện một số hành động cụ thể. Hãy để chúng tôi xem xét chi tiết hơn những điểm chính.

• Người đối thoại chỉ nên được gọi sau khi kế hoạch trò chuyện rõ ràng đã được soạn thảo. Để loại trừ các chi tiết nhỏ, bạn có thể tạo một phác thảo đồ họa hoặc sơ đồ.
• Viết ra những câu hỏi quan trọng bạn cần nhớ để hỏi trong quá trình đàm phán.
• Chuẩn bị các tài liệu có thể cần thiết trong quá trình giao tiếp (thư từ, báo cáo, hợp đồng).

• Kiểm tra với người đối thoại trước một khoảng thời gian thuận tiện để thực hiện cuộc gọi.
• Để ghi lại thông tin nhận được, hãy chuẩn bị một cuốn sổ tay hoặc nhật ký.
• Tìm hiểu danh sách chung của những người sẽ tham gia vào cuộc trò chuyện để liên hệ với họ theo tên và bảo trợ.
• Trước khi bạn quay số, cố gắng điều chỉnh theo cách tích cực, sau đó trạng thái cảm xúc của bạn, tất nhiên, sẽ gây ra vị trí của người đối thoại.
• Thực hiện một cuộc trò chuyện qua điện thoại, xem xét tính bảo mật của thông tin liên lạc trong văn phòng, bởi vì thông tin có giá trị có thể rơi vào tay các đối thủ cạnh tranh.

Cũng có những điểm cần được loại trừ và không được phép trong cuộc trò chuyện qua điện thoại sắp tới.

• Không cần phải thảo luận vấn đề kinh doanh với một người không quen thuộc hoặc ngẫu nhiên. Tốt hơn là lên lịch một cuộc họp cá nhân.
• Không nên yêu cầu quyết định từ một người không có thẩm quyền để làm như vậy hoặc tin tưởng khác. Anh ta có thể đồng ý qua điện thoại, mặc dù anh ta sẽ là một người phản đối quyết định này.
• Không cần thiết phải yêu cầu bằng giọng nói, nếu không có gì chắc chắn rằng người đối thoại đồng ý với bạn và muốn giúp đỡ.

Vai trò của điện thoại trong giao tiếp kinh doanh là gấp đôi. Rất thường xuyên, nó phân tâm khỏi các nhiệm vụ khẩn cấp được thực hiện trong ngày, nhưng đồng thời nó tăng tốc giải pháp của nhiều nhiệm vụ. Đó là lý do tại sao cần phải tìm hiểu các nguyên tắc của các cuộc trò chuyện qua điện thoại góp phần vào việc sử dụng hiệu quả hơn.

Điều rất quan trọng là phải có một kỹ thuật giao tiếp kinh doanh cho nhân viên có công việc cụ thể là trong các cuộc trò chuyện qua điện thoại với khách hàng tiềm năng. Nhiều công ty cố gắng liên lạc với người gọi từ những từ đầu tiên để biến anh ta thành khách hàng thực sự.

Các công ty cạnh tranh bằng nhiều cách khác nhau để thu hút khách hàng. Một giai đoạn quan trọng trong việc quảng bá dịch vụ là bán hàng qua điện thoại, và do đó các nhà quản lý phải tiến hành đối thoại với khách hàng một cách chính xác và khéo léo, nếu không các hợp đồng có lợi nhuận sẽ đến với các đối thủ cạnh tranh.

Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn đạt được thành công trong giao tiếp kinh doanh qua điện thoại.

• Bạn nên gọi cho một người đã cung cấp cho bạn một dịch vụ hữu ích. Những lời cảm ơn rất quan trọng cho sự hợp tác trong tương lai.
• Luôn mỉm cười khi trò chuyện. Nụ cười và sự lạc quan của bạn chắc chắn sẽ cảm nhận được người đăng ký.
• Trong quá trình đàm phán, hãy cố gắng dự đoán tiến trình suy nghĩ của người đối thoại.
• Không bao giờ phát âm thô tục hoặc ngôn ngữ thông tục. Điều này trái với văn hóa giao tiếp.
• Sử dụng các biểu thức và thuật ngữ sẽ được người gọi hiểu.
• Không che điện thoại trong khi nói chuyện song song với bất kỳ ai. Do đó thiếu tôn trọng người đối thoại.
• Giải thích vị trí của bạn một cách tự tin và chính xác, bởi vì độ chính xác là sự lịch sự của các vị vua.

• Đàm phán rất quan trọng để tiến hành nhanh chóng, trả lời các câu hỏi được hỏi không chậm trễ và các câu phức tạp. Việc tạm dừng chỉ có thể được biện minh trong trường hợp khi một chuyên gia bận tìm kiếm tài liệu cần thiết cho các cuộc đàm phán. Nếu tạm dừng bị trì hoãn, thì người đó có toàn quyền ngắt liên lạc.
• Trong những khoảnh khắc của điện thoại, giao tiếp thực hay ảo, bạn phải cực kỳ lịch sự. Hét lên và nói với giọng cao lên được coi là vi phạm đạo đức.
• Nói lời tạm biệt với người đối thoại một cách chính xác, vì sự hoàn thành khéo léo của cuộc trò chuyện không kém phần quan trọng so với phần chính của cuộc đối thoại. Bạn có thể tạo cơ hội cho người khác cúp máy trước. Qua đó, bạn kết thúc cuộc trò chuyện trên một làn sóng thân thiện.

Tất nhiên, để giao tiếp thành công qua điện thoại, bạn cần phải có từ điển tốt. Để làm cho bài phát biểu của bạn diễn cảm và giọng nói của bạn dễ chịu, hãy sử dụng các bài học từ video sau đây.