Nghi thức và đạo đức của thư tín kinh doanh

Thực tế kinh doanh hiện đại là như vậy chỉ có 15% doanh nhân quy mô vừa và lớn tìm cách củng cố vị trí của họ trên thị trường đạt được mục tiêu của họ. Vì lý do này mà sự liên quan của nghi thức kinh doanh tăng lên gấp bội, vì việc không tuân thủ các quy tắc của nó, vì một số lý do khác, thường dẫn đến sự rạn nứt các mối quan hệ kinh doanh hữu ích.

Trong một diễn giải rộng về đạo đức được gọi là một tập hợp các nguyên tắc chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội. Theo đó, đạo đức của quan hệ kinh doanh giải quyết các vấn đề liên quan đến trật tự và phong cách tương tác được thông qua trong lĩnh vực kinh doanh.

Các khía cạnh đạo đức chi tiết của các mối quan hệ kinh doanh là nghi thức kinh doanh, bao gồm, ví dụ, thủ tục tiến hành đàm phán, quy tắc ứng xử của công ty, truyền thống và nghi lễ kinh doanh, các yếu tố của cấp dưới, cách cư xử và phong cách giao tiếp và viết lách.

Tầm quan trọng của đạo đức và nghi thức, như là thành phần của nó, nằm ở chỗ cơ sở chuẩn mực xuất hiện do thực tiễn lâu dài đơn giản hóa việc giao tiếp đến một mức độ lớn, tạo ra một bối cảnh dễ hiểu và dễ tiếp cận trong phạm vi kinh doanh cho phép bạn đạt được mục tiêu một cách chính xác và tiết kiệm thời gian.

Nói cách khác, chúng ta đang nói về một thuật toán đặc biệt để giải quyết các vấn đề kinh doanh, cho phép chúng ta thiết lập và đạt được thành công các mục tiêu kinh doanh mong muốn một cách hợp lý và không xung đột. Mức độ sở hữu của thuật toán này cho phép chúng tôi đưa ra kết luận trực tiếp về mức độ chuyên nghiệp của đối tác kinh doanh hoặc đối thủ trong tranh chấp kinh doanh.

Trong bối cảnh này, điều quan trọng là phải tuân thủ các nguyên tắc chung sau:

• đúng giờ ở mọi nơi và trong mọi thứ;
• bảo mật thông tin;
• lòng vị tha âm thanh;
• thuận lợi, phù hợp với hình ảnh môi trường kinh doanh;
• có thẩm quyền nói và viết;
• tuân theo các quy tắc của văn hóa lời nói kinh doanh.

Các loại thư tín kinh doanh rất đa dạng và, với một mức độ quy ước nhất định, chúng có thể được chia thành hai loại chính:

• liên bang - giữa các tổ chức nhà nước, văn phòng đại diện nước ngoài và các quan chức (nhiều ghi chú, bản ghi nhớ và các hình thức khác) là các yếu tố của quan hệ ngoại giao;
• thương mại - thư về tình trạng bán chính thức được sử dụng trong lĩnh vực quan hệ kinh doanh giữa các tổ chức và tổ chức.

Phong cách viết một bức thư chính thức, mặc dù về ngôn ngữ và một số khác biệt truyền thống, có một cơ sở chung nhất định và nhóm các tổ chức được phát triển bởi thực tiễn được thiết lập. Ví dụ, một số yêu cầu về chỉ thị giao thức, được xác định bởi vị trí của cấp bậc người gửi và người nhận, dựa trên các cài đặt ban đầu về sự tôn trọng và tính chính xác lẫn nhau. Do đó, bất kể loại tài liệu nào, về mặt cấu trúc, nó phải chứa các yếu tố sau:

• kháng cáo (tình trạng chính thức của người nhận);
• một lời khen (thư kết thúc lịch sự);
• chữ ký;
• ngày (ngày, tháng, năm và nơi viết tin nhắn);
• địa chỉ người gửi (tên cuối cùng, trạng thái chính thức, địa chỉ được đặt ở đầu hoặc cuối trang 1 của thư).

Ngoài ra, có một số quy định liên quan trực tiếp đến các chữ cái:

• thư kinh doanh được viết trên tiêu đề thư hoặc tờ giấy chỉ ở mặt trước của chúng;
• phân trang được thực hiện bằng chữ số Ả Rập;
• tin nhắn được thực hiện trong văn bản in;
• xóa và sửa chữa không được phép trong cơ thể của tài liệu;
• tài liệu được gấp văn bản bên trong;
• thời gian chờ đợi để trả lời thư không quá mười ngày.

Thông điệp kinh doanh phải có mục tiêu rõ ràng và chứa một câu hỏi, và toàn bộ điểm của văn bản phải hoàn toàn và hoàn toàn tuân theo nội dung của nó, có thể là một đề nghị thỏa thuận, một cuộc điều tra thương mại hoặc đơn giản là thông tin liên quan.

Việc phân loại các thông điệp kinh doanh rất đa dạng và phụ thuộc vào định hướng chức năng và mục tiêu của chúng. Ví dụ: các chữ cái là:

• thông báo;
• nhắc nhở;
• thư mời;
• thông tin hữu ích;
• đơn đặt hàng;
• đi kèm;
• các loại khác.

Trong thư tín thương mại điển hình nhất:

• yêu cầu;
• cung cấp;
• đơn đặt hàng;
• khiếu nại;
• thư bảo lãnh.

Là một hình thức giao tiếp kinh doanh, theo nghĩa chặt chẽ của định nghĩa, các chữ cái được chia thành 2 loại - doanh nghiệp và tư nhân-quan chức.

Đối với kinh doanh bao gồm thư, miệt mài giữa các tổ chức và tổ chức. Một lá thư chính thức là một tin nhắn được gửi đến một tổ chức bởi một người tư nhân, hoặc ngược lại, bởi một tổ chức - cho một cá nhân.

Có một số quy tắc tương ứng kinh doanh.

• Bức thư nên kích thích sự xuất hiện của lợi ích kinh doanh từ người nhận, rõ ràng và trên cơ sở dữ liệu thực tế thuyết phục, cho thấy lợi ích của quan hệ đối tác và sự thiếu hiệu quả của việc phá vỡ quan hệ đối tác. Các văn bản nên được khuyến khích, thúc đẩy hợp tác.
• Biểu hiện của cảm xúc cá nhân quá mức trong một lá thư kinh doanh không phải là cách tốt nhất để chứng minh một trường hợp và giải quyết vấn đề.
• Để tránh quá tải và làm tắc nghẽn văn bản của bức thư, cần tránh mọi so sánh tượng hình, ẩn dụ, ngụ ngôn và cường điệu.
• Để trình bày rõ ràng và súc tích về chủ đề, tốt hơn là sử dụng các câu đơn giản, tránh các chi tiết và chi tiết quá mức. Ý tưởng cơ bản của thông điệp chỉ nên được hỗ trợ bởi các đối số có liên quan, thường được đặt trong các tệp đính kèm với chữ cái (biểu đồ, đồ thị, dữ liệu số).
• Trong văn bản nên được phân bổ các đoạn văn, mỗi đoạn, đại diện cho một suy nghĩ độc lập, bắt đầu bằng một dòng mới.

• Trong một thông điệp bằng văn bản kinh doanh, không nên sử dụng các tính từ mô tả, làm rõ thêm và chi tiết. Khi kết thúc bài viết, nên kiểm tra tài liệu và loại bỏ các cụm từ không mang nội dung ngữ nghĩa thực tế.
• Biết chữ là một yếu tố cơ bản của văn bản. Sự hiện diện của chính tả và các lỗi khác trong tin nhắn là không thể chấp nhận được.
• Chỉ định chủ đề của bức thư là bắt buộc. Chủ đề trong các tài liệu nên được phản ánh ngắn gọn và mạnh mẽ, nó giúp tiết kiệm thời gian khi đọc và đặc trưng tích cực cho người gửi. Nếu bức thư được gửi qua e-mail và chứa thông tin đặc biệt quan trọng, thì nó nên được cung cấp kèm theo một cờ Flag đặc biệt có sẵn trong dịch vụ điện tử.
• Khả năng đọc văn bản tốt được cung cấp bởi phông chữ Arial hoặc Times New Roman với kích thước phông chữ trung bình. Với nhu cầu đặc biệt, các ý tưởng chính được cho phép in nghiêng hoặc in đậm.

• Trong văn bản, rất hữu ích khi sử dụng các tiêu đề phụ (3-4), giúp dễ hiểu hơn về văn bản đã nêu.
• Bảng liệt kê, danh sách và danh sách được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng các dấu đặc biệt.
• Mẫu công ty (sơ đồ) - một chỉ số tuyệt vời về hiệu quả và tính khách quan trong giao tiếp kinh doanh.Nó đặc biệt có liên quan trong khía cạnh công ty, bởi vì nó cho phép bạn nổi bật trong một ánh sáng thuận lợi và tuân thủ trạng thái chính thức.

Cấu trúc của thông điệp kinh doanh là điển hình. Theo truyền thống, nó chứa:

• giới thiệu;
• phần chính;
• kết luận

Phần giới thiệu tóm tắt mục đích của bức thư. Phần chính mô tả bản chất của vấn đề. Để kết luận, mong muốn tóm tắt nội dung của phần chính, ví dụ, dưới dạng kết luận. "Bản ghi" và các loại chú thích khác nhau là không mong muốn.

Tóm lại, các cụm từ không phù hợp giống như các thao tác, chẳng hạn như: Tôi hy vọng về một mối quan hệ đối tác cùng có lợi, và v.v. Tốt hơn là nên nói lời tạm biệt trong một lá thư kinh doanh với những cụm từ đơn giản - Reg Regards,, Best Trân trọng, v.v.

Ở phần dưới của tin nhắn được chỉ định: F. I. O., trạng thái chính thức, tên công ty, được ký. Số liên lạc cũng được chỉ định.

Các bảng và biểu đồ được đính kèm trong một tệp (gói) riêng biệt, biểu thị điều này ở cuối thư. Nếu có một nhóm các khoản đầu tư, sau đó họ được cung cấp một hàng tồn kho với các tên.

Bạn chỉ có thể sử dụng chữ viết tắt và chữ viết tắt đặc biệt nếu bạn chắc chắn rằng người nhận sẽ hiểu chúng.

Để làm cho văn bản chặt chẽ hơn logic và nhất quán trong từ vựng kinh doanh, các cụm từ sau đây được sử dụng làm chất kết dính:

• vì lý do này;
• dựa trên những điều đã nói ở trên;
• vì điều này;
• theo dữ liệu;
• trên cơ sở này;
• xem xét;
• và những người khác.

Trong không gian ảo, tương tác kinh doanh, đại diện cho giao tiếp trong một mô hình thu nhỏ, là cụ thể và không ít yêu cầu tuân thủ các quy tắc xã giao có liên quan. Năng lực làm việc với bức thư, phù hợp với thực tiễn, ngụ ý việc thực hiện các nhận xét sau đây liên quan đến phạm vi, tiêu chuẩn ngôn ngữ, cấu trúc và định dạng.

• Công thức của chủ đề phải phù hợp chính xác với chủ đề được nêu trong văn bản. Điều này cho phép bạn nhanh chóng điều chỉnh người đọc theo tâm trạng kinh doanh mong muốn.
• Âm lượng tối ưu của tài liệu được gửi qua e-mail, vừa với "một màn hình", với số lượng văn bản tối đa - một tờ ở định dạng A4.
• Kích thước tối ưu của tệp đính kèm - không quá 3 MB.
• Các tệp đã gửi được khuyến nghị nên được đóng gói trên mạng vào các kho lưu trữ mã hóa zip hoặc rar tiêu chuẩn. Những người khác thường bị chặn trong quá trình vận chuyển.
• Các siêu liên kết phải là tiêu chuẩn (màu xanh, gạch chân).
• Câu trả lời cho người nhận nên được đặt lên hàng đầu, ở đầu thư chứ không phải bên dưới. Điều này lưu các phóng viên từ cuộn quá mức của văn bản trước đó.

• Bạn phải sử dụng ngôn ngữ của bức thư, đối tác dễ hiểu nhất. Câu hỏi về khả năng sử dụng trong tính chuyên nghiệp của thông điệp, từ vựng của công ty, từ lóng và viết tắt (đặc biệt là trong thư từ bên ngoài) được quyết định riêng, tùy thuộc vào ngữ cảnh và phẩm chất của các đối tác tương ứng.
• Điều quan trọng là thông báo cho đối tác về việc nhận được tin nhắn của anh ấy - đó là một dấu hiệu của hương vị tốt và một phần của nghi thức kinh doanh, thể hiện sự tôn trọng đối với anh ấy.
• Nó nên được trả lời càng nhanh càng tốt. Nếu vì bất kỳ lý do gì bạn không thể trả lời nhanh chóng, thì đối tác nên được thông báo về việc nhận được thư của anh ấy và cho biết thời gian trả lời. Tạm dừng tạm thời về đạo đức và thoải mái trước khi đưa ra câu trả lời - 48 giờ sau khi nhận được tin nhắn. Sau thời gian này, người ta thường tin rằng tin nhắn bị mất hoặc bị bỏ qua. Việc tạm dừng quá mức trong thư tín thường gây ra rủi ro mất đối tác và bị coi là vi phạm các tiêu chuẩn đạo đức.
• Ở cuối tin nhắn nên được đặt chi tiết liên lạc được chỉ định trong tất cả các chữ cái mà không có ngoại lệ, bất kể thứ tự phân phối.
• Trong quá trình vận chuyển, điều quan trọng là phải chú ý đặc biệt đến các vấn đề riêng tư.

Để biết thêm thông tin về nghi thức kinh doanh, xem video sau đây.