Các giai đoạn giao tiếp kinh doanh

Kỹ năng giao tiếp - một trong những điều kiện quan trọng nhất để giao tiếp thành công giữa mọi người, chia sẻ thông tin và đạt được kết quả mong muốn. Nghi thức kinh doanh đã đi vào sử dụng kể từ khi có quan hệ thị trường. Nhiều nền văn hóa cung cấp cho nó một phân khúc riêng trong quan hệ giữa mọi người, nâng họ lên hàng ngũ nghi lễ. Và điều này đã được đền đáp, bởi vì nghi thức kinh doanh góp phần thiết lập liên lạc với đối tác và sự thành công của doanh nghiệp chủ yếu phụ thuộc vào hành vi của mọi người trong cuộc họp kinh doanh.

Không giống như giao tiếp hàng ngày thông thường, giao tiếp kinh doanh có các nguyên tắc rõ ràng của riêng mình và nhằm đạt được một mục tiêu nhất định thông qua thỏa thuận và thực hiện nghĩa vụ. Môi trường kinh doanh cho phép bạn thực hiện các liên hệ hữu ích mới mà sự thành công của doanh nghiệp bạn đang thực hiện phụ thuộc vào. Nhưng không phải lúc nào các đối tác trong tương lai cũng có thể thông cảm với nhau và tìm điểm liên lạc.

Liên hệ kinh doanh liên quan đến việc nhận được lợi ích. Những thứ khác như nhau, người sở hữu kiến ​​thức và quy tắc về nghi thức kinh doanh sẽ giành chiến thắng. Điều này dễ dàng được làm theo ví dụ về sự tương tác của hai doanh nhân, một trong số họ dễ dàng và tự nhiên đưa người đối thoại đến kết luận mà anh ta cần, và người thứ hai không có kỹ năng giao tiếp kinh doanh hoặc hùng biện và phải mất cơ hội kinh doanh nhiều lần.

Do đó, giao tiếp kinh doanh là một hệ thống các kỹ năng bao gồm cả một phức hợp các hành vi giao tiếp:

• văn hóa giao tiếp (được thông qua ở một quốc gia cụ thể);
• nhà nguyện;
• đạo đức kinh doanh (quy tắc và quy định);
• tâm lý quan hệ;
• logic xây dựng lời nói (bằng miệng và bằng văn bản);
• hình ảnh;
• âm sắc và ngữ điệu.

Trong thế giới hiện đại, giao tiếp kinh doanh được trình bày dưới nhiều hình thức cùng một lúc:

• Cuộc trò chuyện kinh doanh - là giao tiếp bằng lời nói hoặc ảo giữa các đồng nghiệp hoặc đối tác, nhằm mục đích thảo luận về các vấn đề kinh doanh. Thông thường, một cuộc trò chuyện diễn ra giữa những người tham gia trong một lĩnh vực kinh doanh, những người hiểu chi tiết cụ thể của cuộc đối thoại này và có thể hỗ trợ một cuộc trò chuyện về một chủ đề chuyên nghiệp hẹp.
• Cuộc họp kinh doanh - một cuộc thảo luận được định hướng tốt, các nhiệm vụ bao gồm giải quyết các nhiệm vụ tổ chức hiện tại, phân tích thông tin có sẵn cho người tham gia, xây dựng một dòng hành vi tiếp theo, đưa ra và đưa ra quyết định.

• Thư tín kinh doanh - Đây là giao tiếp chính thức thông qua một lá thư kinh doanh, không bao gồm bất kỳ biểu hiện quen thuộc hoặc tiếng lóng. Thư kinh doanh là một tài liệu chứa thư kinh doanh và được ban hành theo tất cả các tiêu chuẩn của thư tín kinh doanh. Theo quy định, cả hình thức giấy và điện tử của thư kinh doanh đều được cung cấp logo, dữ liệu địa chỉ của công ty hoặc tổ chức. Ngoài ra trong các thư kinh doanh quan sát đánh dấu nhất định trên trang.
• Nói trước công chúng - sự tương tác của người nói và người nghe. Loại giao tiếp kinh doanh này là phức tạp và đòi hỏi tài hùng biện. Người nói nên có năng lực nhất có thể trong câu hỏi lên tiếng và có kỹ năng nói, để thu hút và thuyết phục khán giả.Theo loại trình bày của tài liệu, một bài phát biểu công khai có thể là thông tin (báo cáo), khuyến khích (kích động), thuyết phục (bài phát biểu long trọng).

Hiểu các chi tiết cụ thể và tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh dẫn đến kết luận rằng anh ta có thể và nên học hỏi.

Tuân thủ các quy tắc về nghi thức kinh doanh là cần thiết để xây dựng thành công quan hệ kinh doanh giữa các đối tác kinh doanh, đồng nghiệp, nhà ngoại giao từ các quốc gia khác nhau. Văn hóa và hành vi kinh doanh có thể khác biệt đáng kể với nhau, nhưng Nhìn chung, có những tiêu chuẩn hành vi được chấp nhận phải được tuân thủ bởi bất kỳ người tự trọng nào, bất kể thuộc về một xã hội cụ thể.

• Đúng giờ Trong môi trường kinh doanh, câu nói Thời gian là tiền có liên quan, vì vậy, việc trễ hẹn và giữ người đối thoại của bạn chờ đợi là đỉnh cao của sự phi đạo đức.
• Ràng buộc. Hoàn thành các cam kết là cơ sở của danh tiếng tốt, mà không có sự tương tác thành công trong môi trường kinh doanh là không thể.
• Bảo mật Khả năng giữ bí mật dữ liệu, tuân thủ bí mật của công ty là một trong những điều kiện để tin tưởng lẫn nhau và hợp tác đầy đủ.
• Thái độ tôn trọng. Sự tôn trọng đối với người đối thoại, khả năng lắng nghe, thâm nhập vào những gì đã nói, với chính nó, mở ra những cơ hội rộng lớn để thiết lập liên lạc. Kỹ năng này cũng hữu ích khi tương tác với nhân viên và cấp dưới.

• Lòng tự trọng. Theo như nhận thức của bản thân trong quá trình giao tiếp, người ta sẽ có thể tìm thấy các trung gian trực tuyến. Bình tĩnh trả lời những lời chỉ trích hoặc lời khuyên, nhưng cũng không cho phép bản thân thao túng, có thể có nhân phẩm để ngăn chặn những nỗ lực gây áp lực, trả lại cuộc trò chuyện đúng hướng.
• Nhà nguyện. Khả năng diễn đạt rõ ràng suy nghĩ của họ, truyền đạt ý nghĩa của lời nói đến người đối thoại, mà không làm tắc cụm từ với những từ không phù hợp và không dẫn dắt ý nghĩ ra khỏi chủ đề của cuộc trò chuyện. Khả năng này không được trao cho tất cả mọi người bởi bản chất, do đó, nhà nguyện phải được dành thời gian cho việc đào tạo.
• Biết chữ. Độ tinh khiết của lời nói chủ yếu phụ thuộc vào khả năng đọc viết của người đó và khả năng viết mà không mắc lỗi là một yêu cầu bắt buộc trong môi trường kinh doanh.
• Ngoại hình. Trong thế giới hiện đại, đã có một quy tắc trang phục được thiết lập (quy định về quần áo), bao gồm một hình thức quần áo nhất định để tham quan nơi làm việc, sự kiện, tổ chức hoặc cơ sở. Thông thường đây là những bộ đồ kinh doanh cho nam và nữ, một bộ trang sức và phụ kiện tiêu chuẩn. Trong trường hợp chuyến thăm đầu tiên đến một tổ chức hoặc sự kiện không xác định, bạn nên biết trước về quy định trang phục được thông qua.

Cấu trúc của giao tiếp kinh doanh có thể được chia thành bốn giai đoạn, trình tự sẽ cho phép đạt được hiệu quả tối đa trong các cuộc đàm phán.

Ở đây ấn tượng đầu tiên là quan trọng hàng đầu. Chuẩn bị cho một cuộc họp với người đối thoại, sẽ rất hữu ích khi làm việc trước với thông tin: vòng tròn lợi ích của người đối thoại, môi trường và đặc thù của văn hóa của anh ta, các quy tắc và truyền thống quan trọng của người đối thoại. Điều này sẽ cho phép bạn cảm thấy tự tin hơn và với sự tôn trọng đối với những điều đó hoặc các tính năng khác của đối tác.

Xây dựng đúng cụm từ đầu tiên - chìa khóa cho sự thành công của giao tiếp. Bạn cần bắt đầu với việc thu hút sự chú ý và vị trí của đối thủ vào chính mình. Điều này sẽ giúp sự thân thiện, lịch sự của con người, một sự quan tâm lịch sự đối với người của người đối thoại, cách phát âm tên của anh ta.

Trong quá trình thảo luận về các nhiệm vụ, cần phải điều chỉnh với người đối thoại trên một sóng Sóng. Kết quả này có thể đạt được nếu bạn quan sát cẩn thận trạng thái cảm xúc của đối tác hoặc không khí cảm xúc chung trong nhóm, nếu chúng ta đang nói về các cuộc đàm phán với khán giả.

Kiến thức về ba kênh nhận thức chính: thị giác, thính giác và động lực học (bao gồm xúc giác, khứu giác, vị trí cơ thể, cử chỉ và nét mặt) sẽ giúp điều chỉnh với người đối thoại.

Tập trung trực tiếp vào chủ đề của cuộc họp, thảo luận về các vấn đề và nhiệm vụ. Mục tiêu của giai đoạn này là đạt được thỏa thuận thỏa đáng nhất có thể cho cả hai bên.

Ở giai đoạn thứ ba, một số giai đoạn được sử dụng, trong đó bản chất của liên hệ bao gồm:

• xác định các động cơ và mục tiêu của người đối thoại;
• duy trì sự chú ý: điều quan trọng là phải xem chủ đề chính của cuộc trò chuyện, không dẫn sang một bên và không nhảy từ chủ đề này sang chủ đề khác;
• lập luận và kết án: áp dụng trong trường hợp có sự khác biệt về quan điểm;
• Sửa kết quả là một thời điểm quan trọng trong cuộc trò chuyện, khi hoàn thành giao tiếp về chủ đề này, bất kể kết quả, cảm giác bên trong này đi kèm với kinh nghiệm và phụ thuộc vào sự quan sát, khả năng nhận thức rõ ràng những thay đổi nhỏ nhất trong nền tảng cảm xúc của người đối thoại.

Ấn tượng chung của cuộc họp được hình thành ở giai đoạn cuối của giao tiếp kinh doanh và được ghi lại một cách sống động nhất trong bộ nhớ. Do đó, khả năng hoàn thành đúng cuộc trò chuyện có thể là yếu tố quyết định cho sự hợp tác hơn nữa.

Làm thế nào đẹp để giao tiếp, nhìn trong video sau đây.